|
|
KẾ TOÁN - THUẾ - DOANH NGHIỆP - LAO ĐỘNG |
|
|
|
|
|
KẾ TOÁN - THUẾ - DOANH NGHIỆP - LAO ĐỘNG |
|
|
|
|
BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM Số:
195/2012/TT-BTC Hà
Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2012 THÔNG
TƯ HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO ĐƠN VỊ CHỦ ĐẦU
TƯ Căn
cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003; Căn
cứ Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 ; Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản số 38/2009/QH12
ngày 19 tháng 6 năm 2009; Căn
cứ Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10 tháng 2 năm 2009 về quản lý dự án đầu tư
xây dựng công trình; Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 sửa đổi bổ sung
một số điều của Nghị định số 12/2009/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư
xây dựng công trình; Căn
cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính; Theo
đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán; Bộ
trưởng Bộ
Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư như
sau: 1.
Thông tư này áp dụng cho các đơn vị chủ đầu tư, bao gồm: Các đơn vị chủ đầu tư
có thành lập Ban quản lý dự án đầu tư, các Ban quản lý dự án đầu tư. 2.
Các Ban quản lý dự án đầu tư thuộc đối tượng điều chỉnh là các Ban quản lý dự án
đầu tư sau: -
Các Ban quản lý dự án đầu tư của các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành
phần kinh tế; -
Các Ban quản lý dự án đầu tư thuộc đơn vị HCSN và các Ban quản lý dự án đầu tư
khác được thành lập theo quy định tại Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009
về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày
15/10/2009 về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số
12/2009/NĐ-CP. 3.
Các đơn vị chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án đầu tư thì kế toán dự án
đầu tư được thực hiện trên cùng hệ thống sổ kế toán của chủ đầu tư nhưng phải
tuân thủ những quy định của Thông tư này về nội dung, phương pháp ghi chép và mở
sổ kế toán chi tiết phản ánh nguồn vốn đầu tư, chi phí thực hiện đầu tư, lập các
báo cáo tài chính và quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành. 1.
Hệ thống kế toán áp dụng cho Đơn vị chủ đầu tư trong các doanh nghiệp được hướng
dẫn trong Thông tư này dựa trên cơ sở Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm
theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và
Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 và các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ
sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp (Sau đây gọi tắt là Quyết định 15). 2.
Hệ thống kế toán áp dụng cho Đơn vị chủ đầu tư trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp được hướng dẫn trong Thông tư này dựa trên cơ sở Chế độ kế toán hành
chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010; và các
văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Sau đây
gọi tắt là Quyết định số 19). 3.
Những nội dung không hướng dẫn trong Thông tư này, đơn vị chủ đầu tư thực hiện
theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật, Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban
hành kèm theo Quyết định số 15, Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm
theo Quyết định 19. Điều 3. Giải thích chữ viết
tắt 1.
BQLDAĐT: Ban quản lý dự án đầu tư. 2.
GTGT: Giá trị gia tăng. 3.
TSCĐ: Tài sản cố định. 4.
NSNN: Ngân sách nhà nước. 5.
HCSN: Hành chính sự nghiệp. 6.
XDCB: Xây dựng cơ bản. 7.
ODA: Nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức. HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO ĐƠN VỊ CHỦ ĐẦU TƯ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP Điều 4. Hệ thống tài khoản kế
toán 1.
Đối với Ban quản lý dự án đầu tư: Áp dụng Hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết
định 15 và thực hiện sửa đổi, bổ sung một số tài khoản, đổi tên một số tài khoản
kế toán, sau: a)
Tài khoản 152 - “Nguyên liệu, vật liệu” bổ sung 07 Tài khoản cấp 2: (1)
Tài khoản 1521 - Vật liệu trong kho (2)
Tài khoản 1522 - Vật liệu giao cho bên nhận thầu (3)
Tài khoản 1523 - Thiết bị trong kho (4)
Tài khoản 1524 - Thiết bị đưa đi lắp (5)
Tài khoản 1525 - Thiết bị tạm sử dụng (6)
Tài khoản 1526 - Vật liệu, thiết bị đưa gia công (7)
Tài khoản 1528 - Vật liệu khác b)
Tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” đổi thành “Chi phí sản
xuất thử dở dang”. c)
Tài khoản 241 - “Xây dựng cơ bản dở dang” đổi thành “Chi phí đầu tư xây dựng” và
bỏ tài khoản cấp 2. d)
Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ” bổ sung 04 tài khoản cấp 2: (1)
Tài khoản 3361 - Phải trả nội bộ về vốn đầu tư xây dựng; (2)
Tài khoản 3362 - Phải trả nội bộ về chênh lệch tỷ giá; (3)
Tài khoản 3363 - Phải trả nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện vốn
hoá; (4)
Tài khoản 3368 - Phải trả nội bộ khác. đ)
Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” đổi thành “Doanh thu”
và bỏ tài khoản cấp 2 của TK 511. e)
Tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” đổi thành “Giá vốn cung cấp dịch
vụ”. f)
Tài khoản 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đổi thành “Chi phí Ban quản lý dự
án đầu tư”. g)
Tài khoản 002 - “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” đổi thành “Tài sản
nhận giữ hộ”. h)
Tài khoản 008 - “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” đổi thành “Dự toán được
duyệt”. Hệ
thống tài khoản kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án đầu tư thực hiện theo Danh
mục tài khoản ban hành kèm theo tại Phụ lục số 1a. Trường
hợp Ban quản lý dự án đầu tư cần bổ sung Tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi Tài
khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài
chính trước khi thực hiện. Các
Ban quản lý dự án đầu tư có thể mở thêm Tài khoản cấp 2 và Tài khoản cấp 3 đối
với những tài khoản không có quy định Tài khoản cấp 2, Tài khoản cấp 3 tại Danh
mục Hệ thống tài khoản kế toán đã quy định trong Thông tư này nhằm phục vụ yêu
cầu quản lý của Đơn vị chủ đầu tư mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp
thuận. 2.
Đối với Chủ đầu tư có thành lập BQLDAĐT: Áp dụng Hệ thống tài khoản ban hành
theo Quyết định 15 và bổ sung một số tài khoản cấp 2 như sau: -
Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ bổ sung 02 Tài khoản cấp 2: +
Tài khoản 1362 - Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá +
Tài khoản 1363 - Phải
thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hoá 3. Đối
với Đơn vị chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án đầu tư thì áp dụng Hệ
thống tài khoản ban hành theo Quyết định 15. Điều 5. Hướng dẫn một số nội dung kế toán đặc thù áp dụng
cho Ban quản lý dự án đầu tư Điều 6. Hướng dẫn một số nội dung kế toán đặc thù áp dụng
cho Chủ đầu tư có thành lập BQLDAĐT Điều 7. Đối với Chủ đầu tư không thành lập
BQLDAĐT Điều 8. Hệ thống báo cáo tài
chính 1.
Báo cáo tài chính của Ban quản lý dự án đầu tư được bổ sung thêm 02 báo cáo B02
-CĐT, B03 - CĐT và 05 phụ biểu bắt buộc; Sửa
đổi, bổ sung một số chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán; Sửa đổi, bổ sung Thuyết
minh báo cáo tài chính: a) Hệ thống Báo cáo tài
chính:
b) Phụ biểu báo cáo tài
chính
Mẫu
biểu và
phương pháp lập báo cáo tài chính quy định tại Phụ lục số 02a. 2.
Đối với Đơn
vị chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án đầu tư và công tác kế toán dự án
đầu tư được thực hiện trên cùng một hệ thống sổ kế toán của đơn vị thì ngoài hệ
thống biểu mẫu báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp,
đơn vị phải lập 02 biểu mẫu báo cáo và 04 phụ biểu chi tiết sau: a)
Báo cáo tài chính - Nguồn
vốn đầu tư Mẫu
số B02 - CĐT -
Thực hiện đầu tư xây
dựng Mẫu
số B03 - CĐT b)
Phụ biểu báo cáo tài chính -
Chi tiết nguồn vốn đầu tư Mẫu
số F02 - CĐT -
Thực hiện đầu tư theo dự án, Mẫu
số F03A - CĐT -
Quyết toán vốn đầu tư theo dự án, Mẫu
số F03B - CĐT -
Chi phí
khác Mẫu
số F03C - CĐT 3.
Đối với các dự án có phân cấp quản lý đầu tư: -
Ban quản lý dự án đầu tư cấp trên và cấp dưới phải lập báo cáo tài chính theo
quy định của Thông tư này phù hợp với phân cấp quản lý vốn đầu tư và phân cấp
tài chính của đơn vị. -
Ban quản lý dự án đầu tư cấp trên, ngoài việc lập báo cáo tài chính của bản
thân, đơn vị cấp trên còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp từ báo cáo tài
chính của mình và báo cáo tài chính của các đơn vị cấp dưới trực
thuộc. Ngoài
báo cáo tài chính quy định trên, đơn vị quản lý dự án đầu tư phải lập các báo
cáo tài chính khác theo yêu cầu của cơ quan thanh toán vốn, các tổ chức cho vay
hoặc tài trợ, viện trợ vốn đầu tư. Điều 9. Thời hạn lập, gửi báo cáo tài chính và nơi nhận
Báo cáo tài chính -
Các báo cáo tài chính của đơn vị chủ đầu tư được lập và gửi cuối mỗi quý, cuối
năm tài chính. -
Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý: chậm nhất là 20 ngày sau khi kết thúc
quý. -
Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm: chậm nhất là 30 ngày sau khi kết
thúc năm. -
Nơi nhận báo cáo tài chính:
(*)
Chỉ gửi báo cáo tài chính năm cho cơ quan Thống kê. Điều 10. Hệ thống chứng từ kế
toán Chứng
từ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư thực hiện theo Luật Kế toán, Quyết định
15, Phần Chế độ chứng từ kế toán và quy định của Thông tư này (Danh mục, mẫu
Chứng từ kế toán - theo Phụ lục số 03a). Chế
độ Sổ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư thực hiện theo Luật Kế toán, Quyết
định 15, Phần Chế độ sổ kế toán và bổ sung, sửa đổi tại Thông tư này (Danh mục,
mẫu sổ kế toán đặc thù – Theo Phụ lục số 04a). HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO ĐƠN VỊ CHỦ ĐẦU TƯ TRONG CÁC
ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Điều 12. Hệ thống tài khoản kế
toán 1.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án đầu tư thực hiện theo
Danh mục tài khoản ban hành kèm theo tại Phụ lục 1b. Trường
hợp Ban quản lý dự án đầu tư cần bổ sung Tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi Tài
khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài
chính trước khi thực hiện. Các
Ban quản lý dự án đầu tư có thể mở thêm Tài khoản cấp 2 và Tài khoản cấp 3 đối
với những tài khoản không có quy định Tài khoản cấp 2, Tài khoản cấp 3 tại Danh
mục Hệ thống tài khoản kế toán đã quy định trong Thông tư này nhằm phục vụ yêu
cầu quản lý của Đơn vị chủ đầu tư mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp
thuận. 2.
Đối với đơn vị Chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án đầu tư thì áp dụng
hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định 19 và thực hiện sửa đổi bổ sung theo
điều 14 Thông tư này. Đối với đơn vị Chủ đầu tư có thành lập BQLDAĐT thì thực
hiện theo Quyết định 19 và thực hiện thêm các báo cáo theo quy định của Thông tư
này. Điều 13. Hướng dẫn kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án
đầu tư Điều 14. Hướng dẫn kế toán trong trường hợp Chủ đầu tư
không thành lập Ban quản lý dự án đầu tư 1.
Đối với Chủ đầu tư là
đơn vị hành chính sự nghiệp thì kế toán theo quy định tại Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính vàphải tuân thủ những
quy định của Thông tư này về nội dung, phương pháp ghi chép và mở sổ kế toán chi
tiết phản ánh nguồn vốn đầu tư, chi phí thực hiện đầu tư, lập các báo cáo tài
chính và quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành. 2.
Những đơn vị chủ đầu tư đang áp dụng chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã
ban hành theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 thì phải tuân thủ
những quy định của Thông tư này về nội dung, phương pháp ghi chép và mở sổ kế
toán chi tiết phản ánh nguồn vốn đầu tư, chi phí thực hiện đầu tư, lập các báo
cáo tài chính và quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành. 3.
Hướng dẫn kế toán bổ sung trường hợp Chủ đầu tư không thành lập
BQLDAĐT: *
Hạch toán chi phí đầu tư xây dựng: Chi
phí đầu tư xây dựng được tập hợp vào bên Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở
dang: Khi
công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng -
Khi công trình hoàn thành, việc nghiệm thu tổng thể đã được thực hiện xong, tài
sản được bàn giao đưa vào sử dụng: Nếu quyết toán được duyệt ngay thì căn cứ vào
giá trị tài sản hình thành qua đầu tư được duyệt để ghi sổ. Nếu quyết toán chưa
được phê duyệt thì ghi tăng giá trị của tài sản hình thành qua đầu tư theo giá
tạm tính (Giá tạm tính là chi phí thực tế đã bỏ ra để có được tài sản). Cả hai
trường hợp, kế toán ghi: Nợ các TK
211, 213 Có
TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang. -
Khi quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành được duyệt thì kế toán điều chỉnh lại
giá trị tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt, ghi: Nếu
giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị lớn hơn giá tạm
tính, ghi: Nợ
TK 211, 213 Có
TK liên quan Nếu
giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị nhỏ hơn giá trị
tạm tính: Nợ
TK 311 – Các khoản phải thu (3118 - Phải thu khác) (số chi sai phải thu hồi của
các tổ chức, cá nhân) Có
TK 211, 213 Đồng
thời, ghi: Nợ
TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có
TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Điều 15. Hệ thống báo cáo tài
chính 1.
Báo cáo tài chính của Ban quản lý dự án đầu tư đầu tư được bổ sung thêm 03 báo
cáo B01-CĐT, B02-CĐT, B03- CĐT và 05 phụ biểu bắt buộc; Sửa
đổi, bổ sung Thuyết minh báo cáo tài chính: a).
Báo cáo tài chính -
Bảng Cân đối Kế
toán Mẫu
số B01 - CĐT - Nguồn
vốn đầu
tư Mẫu
số B02 - CĐT -
Thực hiện đầu tư xây
dựng Mẫu
số B03 - CĐT -
Thuyết minh báo cáo tài
chính Mẫu
số B04 - CĐT b).
Phụ biểu báo cáo tài chính -
Chi tiết nguồn vốn đầu tư Mẫu
số F02 - CĐT -
Thực hiện đầu tư theo dự án, công trình, Mẫu
số F03A- CĐT -
Quyết toán vốn đầu tư theo dự án, -
Chi phí
khác Mẫu
số F03C- CĐT -
Chi phí Ban quản lý dự án đầu tư Mẫu
số F03D - CĐT 2. Báo
cáo tài chính của Đơn vị quản lý dự án đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án
đầu tư và công tác kế toán dự án đầu tư được thực hiện trên cùng một hệ thống sổ
kế toán của đơn vị thì ngoài hệ thống biểu mẫu báo cáo tài chính theo quy định
của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, đơn vị phải lập 02 biểu mẫu báo cáo và
04 phụ biểu chi tiết sau: a)
Báo cáo tài chính - Nguồn
vốn đầu
tư Mẫu
số B02 - CĐT -
Thực hiện đầu tư xây
dựng Mẫu
số B03 - CĐT b)
Phụ biểu báo cáo tài chính -
Chi tiết nguồn vốn đầu tư Mẫu
số F02 - CĐT -
Thực hiện đầu tư theo dự án, công trình, -
Quyết toán vốn đầu tư theo dự án, -
Chi phí
khác Mẫu
số F03C- CĐT Mẫu
biểu, phương pháp lập Báo
cáo tài chính đặc thù và phụ biểu báo cáo tài chính đặc thù về dự án đầu tư xem
phụ lục số 02. 3.
Đối với các dự án có phân cấp quản lý đầu tư: -
Ban quản lý dự án đầu tư cấp trên và cấp dưới phải lập báo cáo tài chính theo
quy định của Thông tư này phù hợp với phân cấp quản lý vốn đầu tư và phân cấp
tài chính của đơn vị. -
Ban quản lý dự án đầu tư cấp trên, ngoài việc lập báo cáo tài chính của bản
thân, đơn vị cấp trên còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp từ báo cáo tài
chính của mình và báo cáo tài chính của các đơn vị cấp dưới trực
thuộc. Ngoài
báo cáo tài chính quy định trên, đơn vị quản lý dự án đầu tư phải lập các báo
cáo tài chính khác theo yêu cầu của cơ quan thanh toán vốn, các tổ chức cho vay
hoặc tài trợ, viện trợ vốn đầu tư. Điều 16. Thời hạn lập, gửi báo cáo tài chính và nơi nhận
Báo cáo tài chính -
Các báo cáo tài chính của đơn vị quản lý dự án được lập và gửi cuối mỗi quý,
cuối năm tài chính. -
Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý: chậm nhất là 20 ngày sau khi kết
thúc quý. -
Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm: chậm nhất là 30 ngày sau khi kết
thúc năm. -
Nơi nhận báo cáo tài chính
(*)
Chỉ gửi báo cáo tài chính năm cho cơ quan Thống kê. Điều 17. Hệ thống chứng từ kế
toán 1.
Nội dung và mẫu chứng từ kế toán Chứng
từ kế toán áp dụng cho các đơn vị chủ đầu tư phải thực hiện theo đúng nội dung,
phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số
128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các
văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong
chế độ này. Đơn
vị chủ đầu tư có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng
từ quy
định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng mẫu chứng từ
quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải
được Bộ Tài chính chấp thuận. 2.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Hệ
thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị chủ đầu tư,
gồm: - Chứng
từ kế toán chung cho các đơn vị chủ đầu tư, gồm 4 chỉ tiêu: +
Chỉ tiêu lao động tiền lương; +
Chỉ tiêu vật tư; +
Chỉ tiêu tiền tệ; +
Chỉ tiêu TSCĐ. - Chứng
từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Các mẫu và hướng dẫn phương
pháp lập từng chứng từ được áp dụng theo quy định các văn bản pháp luật
khác). 3.
Lập chứng từ kế toán -
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị chủ đầu tư
đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh; -
Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh; -
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt; -
Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; -
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối
với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng
một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp
đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng
từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống
nhau. Các
chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và
tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực
tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán. 4.
Ký chứng từ kế toán Mọi
chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có
giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định
của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi
hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký,
chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký
trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã
đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải
thống nhất với chữ ký các lần trước đó. Các
đơn vị chủ đầu tư chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách
kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng
chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải
thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán
trưởng. Chữ
ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc
người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ
ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên
chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế toán trưởng (hoặc
người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của Thủ trưởng đơn vị. Người
được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Các
đơn vị chủ đầu tư phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân
viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Thủ trưởng đơn vị (và
người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp
lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi
cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Không
được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo
trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng
đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt
chẽ, an toàn tài sản. 5.
Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán Tất
cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập
trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ
kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới
dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
bao gồm các bước sau: -
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; -
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ
trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu
có); -
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; -
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình
tự kiểm tra chứng từ kế toán: -
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán; -
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên
quan; -
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế
toán. Khi
kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ,
các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện
(xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ
trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối
với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ
ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm
thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 6.
Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt Các
chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt
Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần
phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung
chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì
bản đầu tiên phải dịch toàn bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những
nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá
nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ.
Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng
Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng
nước ngoài. 7.
Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán Tất
cả các đơn vị chù đầu tư đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc
loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các
đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu
chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu,
đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho
phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Mẫu
chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc
và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Đối
với các biểu mẫu chứng từ kế toán, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu
(Đối với những chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội
dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định về chứng
từ trong chế độ kế toán này. 8.
Các đơn vị chủ đầu tư có sử dụng chứng từ điện tử cho
hoạt động tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các
văn bản pháp luật về chứng từ điện tử. 9.
Danh mục, mẫu chứng từ kế toán: xem
phụ lục số 03b. I-
Quy định chung 1-
Sổ kế toán Sổ
kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan
đến đơn vị chủ đầu tư. Các
đơn vị chủ đầu tư đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu
trữ sổ
kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày
31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của
Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán
này. Đối
với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở sổ kế
toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ
kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết
toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để
tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ
quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp. 2-
Các loại sổ kế toán Mỗi
đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán
gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tuỳ
theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng
hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế
toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.
Nhà nước qui định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với
các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) qui định mang tính hướng dẫn đối với
các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết. 2.1-
Sổ kế toán tổng hợp (1)
Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo
trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình
tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Số
liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh
trong một kỳ kế toán. Sổ
Nhật ký phải có đầy đủ các nội dung sau: +
Ngày, tháng ghi sổ; +
Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; +
Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; +
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. (2) Sổ
Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung
kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình
hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có
thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế
của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Sổ
Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: +
Ngày, tháng ghi sổ; +
Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; +
Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; +
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế
(ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản). 2.2. Sổ,
thẻ kế toán chi tiết Sổ,
thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa
phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung
cấp các thông
tin chi tiết phục
vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo
cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Sổ
kế toán chi tiết có các nội dung sau: +
Tên sổ; +
Ngày, tháng ghi sổ; +
Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; +
Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; +
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; +
Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch
toán của
từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế toán có những chỉ tiêu quản
lý và kết cấu riêng. 3-
Hệ thống sổ kế toán Mỗi
đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị tiếp
nhận kinh phí viện trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài, theo yêu
cầu của
nhà tài trợ, thì đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo dõi
quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí viện trợ để làm cơ sở lập báo cáo
tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ. 4-
Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán Sổ
kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và
ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm
về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Khi
có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán
phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế
toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về
toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ.
Nhân viên kế
toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế
toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận. Sổ
kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông
tin, số liệu
ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế
toán. Việc
ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông
tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên
tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ. 5-
Mở sổ kế toán Sổ
kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định
thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. 5.1-
Trước khi mở sổ kế toán bằng tay để sử dụng, phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của
sổ kế toán như sau: -
Đối với sổ kế toán đóng thành quyển: +
Ngoài bìa (Góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ,
ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ, họ tên và chữ ký của người lập
sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày,
tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. +
Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang cuối sổ và
giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. +
Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp
pháp. -
Đối với sổ tờ rời: +
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ,
tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán. +
Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng
dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời. +
Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an
toàn và dễ tìm. 5.2-
Mở sổ kế toán Đầu
năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán
năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc
năm ngân sách mới từ ngày 1/1. -
Đối với sổ kế toán tổng hợp: Đầu
năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Nhật ký- Sổ Cái hoặc Sổ
Cái của năm cũ sang sổ Nhật ký- Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới. -
Đối với sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho
nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới.
Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới. 6-
Ghi sổ kế toán Việc
ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu
ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng
minh. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi
sổ kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang
phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp.
Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía
dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.
Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xoá, cấm dùng
chất hoá học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương
pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán và Chế độ kế toán
này. 7-
Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính Các
đơn vị chủ đầu tư được mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi
tính. Trường
hợp ghi sổ kế toán bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và các mẫu
sổ kế toán quy định tại mục 10. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo
yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường
hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây
dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài
chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán
sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành
in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành
từng quyển. Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay để sử dụng vào
lưu trữ. Các
sổ kế toán bằng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quyển xong cũng phải làm
các thủ tục quy định như điểm 5.1 trên đây. 8- Khoá
sổ kế toán 8.1-
Cuối kỳ kế toán (Cuối
quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khoá sổ kế toán.
Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khoá sổ kế
toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy
định của pháp luật. Khoá
sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư
cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất,
tồn kho. 8.2- Trình
tự khoá sổ kế toán Bước
1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán -
Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ
vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần)
với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để
đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và
giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ
kế toán chi tiết. -
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản
phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ. -
Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ
Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ
ghi sổ) hoặc số Tổng cộng ở cột số phát sinh trên Nhật ký- Sổ Cái (Đối với đơn
vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái). Sau đó tiến hành đối chiếu giữa
số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi
tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo
sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác
định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp
đúng. Bước
2: Khoá sổ -
Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế
toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã
kẻ; -
Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quí, năm); -
Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý; -
Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”. * Dòng
“Số dư cuối kỳ” tính như sau:
Sau
khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ,
tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có. -
Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ. -
Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột
“Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...) thì số liệu cột
số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột
“Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”. Sau
khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc
người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận.
Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của
số liệu khoá sổ kế toán. 9- Sửa
chữa sổ kế toán 9.1-
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng
tay có
sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết
thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp
sau: (1) Phương
pháp cải chính: Phương
pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ
chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con
số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc
phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương
pháp này áp dụng cho các trường hợp: -
Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài
khoản; -
Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. (2)
Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ): Phương
pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc
ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi
lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương
pháp này áp dụng cho các trường hợp: -
Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà
không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; -
Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm
quyền; -
Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi
sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi
dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi
sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác
nhận. (3) Phương
pháp ghi bổ sung: Phương
pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số
tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền
ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ
sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng
từ. 9.2-
Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính (1)
Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà
nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên
máy vi tính; (2)
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan
nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã
phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm
có sai sót; (3)
Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được
thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ
sung”. 9.3- Khi
báo cáo quyết toán được duyệt hoặc
khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức,
nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến
số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những
tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được
thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải
ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (Nếu phát
hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm
quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra. 10-
Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp,
gồm: -
Hình thức kế toán Nhật ký chung; -
Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái; -
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; -
Hình thức kế toán trên máy vi tính. Đơn
vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất
thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã
lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại
sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. II-
Hình thức kế toán 1-
Hình thức kế toán Nhật ký chung 1.1-
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc
trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời
gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật
ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.2-
Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung -
Nhật ký chung; -
Sổ Cái; -
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 1.3-
Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung -
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào
Sổ Nhật
ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế
toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với
việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế
toán chi tiết có liên quan. -
Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ
các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số
liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát
sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra,
đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để
lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Về
nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số
phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ
Nhật ký chung cùng kỳ. Trình
tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ
số 01. Sơ
đồ số 01 TRÌNH
TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO
HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG 2-
Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái 2.1-
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc
trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân
loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1
quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi
chép. Căn
cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại. 2.2- Các
loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Hình
thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu
sau: -
Sổ Nhật ký - Sổ Cái; -
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 2.3- Nội
dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ
Cái -
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để
ghi vào Sổ Nhật ký
- Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu,
Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một
ngày. Chứng
từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để
ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên
quan. -
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng
số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài
khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số
phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế
từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong
tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ
Cái. Khi
kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
-
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu
khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài
khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ
Cái. -
Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng
hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử
dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Trình
tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái, được thể hiện
trên Sơ
đồ số 02. Sơ
đồ số 02 TRÌNH
TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO
HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI 3-
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 3.1-
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc
trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng
hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân
loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ
được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt: +
Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng
ký Chứng từ ghi sổ. +
Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ
Cái. 3.2-
Các loại sổ kế toán: +
Chứng từ ghi sổ; +
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; +
Sổ Cái; +
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 3.3-
Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi
sổ: -
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập
Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có
nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong
chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán
trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng
ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái. -
Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính
tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký
Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử
dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Các
Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế
toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào
các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá
các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp
chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối
chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài
khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng
tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài
chính. Trình
tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ
đồ số 03. Sơ
đồ số 03 TRÌNH
TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO
HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ 4-
Hình thức kế toán trên máy vi tính 4.1-
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc
trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều
chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn,
điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong
ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần
mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm
bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Khi
ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng
phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị
phải đảm bảo các yêu cầu sau: -
Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu
cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố
theo quy định của chế độ sổ kế toán. -
Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán
theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và
của Chế độ kế toán này. -
Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài
chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần
mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị. 4.2-
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính Phần
mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình
thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán
ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định. 4.3-
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính -
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để
nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm
kế toán. Theo
quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng
từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và
các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. -
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao
tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với
số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực
theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối
chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã
in ra
giấy. Cuối
kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ
tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình
tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ
đồ số 04. Sơ
đồ số 04 TRÌNH
TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO
HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH III.
Danh mục, mẫu sổ kế toán: xem
phụ lục số 04b Thông
tư này có hiệu lực từ ngày 01/01/2013 và thay thế cho Quyết định số
214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các đơn vị chủ đầu
tư lập báo cáo tài chính cho năm tài chính 2012 thực hiện theo Quyết định số
214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Vụ
trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Uỷ ban nhân dân các Tỉnh, Thành phố trực
thuộc Trung ương và Thủ trưởng các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm triển khai
thực hiện Thông tư này. Sở
Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phối hợp với các ngành có
liên quan giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hướng dẫn
và kiểm tra thực hiện Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị quản lý dự án đầu tư ở
các đơn vị trên địa bàn quản lý./.
|
ĐƠN VỊ HỖ TRỢ
|
